Comment répondre aux appels d'offres de vos clients

🔎 Comprendre le courriel d’appel d’offre

Lorsque vous recevez un appel d’offre via Axya, un courriel est automatiquement envoyé avec des informations clés :

Identification de l’appel d’offre

• Le titre contient :

  • Un identifiant unique (à gauche) généré par Axya

  • Le nom de l’appel d’offre (à droite) défini par le client

• Cet identifiant unique est essentiel pour :

  • Rechercher facilement l’appel d’offre dans vos courriels

  • Référencer correctement la demande dans vos communications

⏱️ Informations clés à vérifier

Date d’échéance

• Indique la date limite pour soumettre votre soumission

• Après cette date, la soumission peut être refusée

Documents disponibles

• Fichier ZIP (dessins techniques)

  • Contient tous les documents techniques

  • Peut être absent si aucun document n’a été fourni
    
    

• Bordereau de soumission (souvent Excel)

  • Contient les articles à soumissionner

  • Structure :

    • Sections grises : non modifiables (information client)

    • Sections éditables : zones pour entrer vos prix et données

📝 Méthodes pour soumettre votre soumission

Vous avez 3 options principales :

1. Répondre directement au courriel

• Cliquez sur “Répondre”

• Ne modifiez pas l’identifiant unique dans le sujet

• Ajoutez vos fichiers :

  • Bordereau complété

  • PDF de soumission (optionnel ou complémentaire)

• Envoyez → la réponse est automatiquement associée dans Axya

2. Utiliser le portail Axya

• Cliquez sur “Ouvrir la demande”

• Téléversez vos fichiers :

  • Bordereau Excel

  • PDF de soumission

• Ajoutez des commentaires ou questions

• Enregistrez votre soumission

3. Utiliser l’adresse générique

• Envoyez votre soumission à : engineering@axya.co

• Important :

  • Inclure le numéro d’appel d’offre dans le courriel

• Idéal pour intégration avec un ERP

💬 Communication avec le client

Deux options équivalentes :

• Répondre au courriel

• Utiliser le module de messagerie dans le portail Axya

➡️ Les messages sont synchronisés dans les deux cas

📌 Indicateurs d’intérêt

Deux boutons peuvent être utilisés :

• Intéressé à soumissionner

  • Informe le client que vous travaillez sur une soumission

  • Réduit les relances inutiles

• Non intéressé (No-quote)

  • Informe que vous ne soumissionnerez pas

  • Évite les suivis automatiques

📎 Informations additionnelles

Le courriel peut aussi contenir :

• La signature de l’acheteur

• Des instructions spécifiques

• Des informations complémentaires en bas du message

✅ Bonnes pratiques

• Toujours utiliser l’identifiant unique pour référencer une demande

• Télécharger et vérifier tous les documents

• Respecter la date limite

• Choisir la méthode de soumission la plus adaptée à votre processus

• Indiquer votre intention (soumission ou non)

Si vous avez des questions supplémentaires, veuillez nous contacter à customerservice@axya.co