Intégration d'Epicor avec Axya pour le module PO

Envoi de bon de commande

Préparez votre bon de commande comme à l’habitude avec le fournisseur de votre choix (items, quantités, prix et date de livraison souhaitée).

Lorsque votre bon de commande est prêt pour approbation, modifiez le champ Axya Status, situé en haut à droite, et sélectionnez Send to Axya.

Une fois la commande approuvée, donc votre po est en statut (APPROUVED) dans Epicor, elle sera envoyée automatiquement dans Axya. Le statut Axya Status passera alors à Successfully Sent, ce qui confirme que la commande a bien été transmise au fournisseur. Votre po doit être (APPROUVED) pour qu’il soit envoyé dans Axya.

⚠️ En cas d’échec, le statut changera pour Creation Failed. Si cela se produit, veuillez contacter l’équipe Axya.

Lorsque le fournisseur confirme la commande dans Axya, le statut passera automatiquement à PO Confirmed.

Envoi avec pièces jointes (brouillon)

Si vous devez joindre des fichiers à la commande (soumissions, fiches techniques, etc.) :

Suivez les mêmes étapes que pour un envoi standard, mais sélectionnez Send as Draft dans le champ Axya Status.

La commande sera envoyée à Axya comme brouillon.
Vous pourrez alors ajouter vos documents dans Axya et confirmer manuellement l’envoi au fournisseur.

Révision d’un bon de commande confirmé

Si le bon de commande a déjà été confirmé (PO Confirmed) mais nécessite une modification (ex. : ajout ou suppression d'une ligne) :

Apportez les modifications directement dans Epicor.
Changez le Axya Status à Send New Revision.

Le fournisseur recevra une notification et devra à nouveau confirmer la commande.

Une fois confirmé, le statut repassera à PO Confirmed.

Synchronisation Epicor – Axya

Si certaines commandes semblent manquantes dans Axya :

Vérifiez que la synchronisation est à jour.
Cliquez sur l’icône ERP (en haut à droite sur la plateforme Axya) pour consulter l’état de synchronisation.

Révision et mise à jour dans Epicor

Lorsque des actions sont confirmées dans Axya (dates, quantités, prix), elles sont automatiquement répercutées dans Epicor lors de la prochaine synchronisation (toutes les 5 minutes). Votre version pdf sera aussi mise à jour automatiquement sur Axya

Modifications automatiques dans Epicor :

Action confirmée dans Axya	Résultat dans Epicor
Changement de date	Mise à jour de la date qui est utilisez pour votre production (selon que vous utilisez la date d’échéance ou la date promise)
Changement de prix	Mise à jour des prix ligne par ligne
Changement de quantité	Mise à jour des quantités
Réception d'une ligne de commande	Statut Axya = Received
Réception complète	Le bon de commande est fermé et archivé dans Axya

Procédure d’annulation d’une commande dans Axya

Annuler une commande qui n’est plus requise

Si vous devez annuler une commande parce que vous n’en avez plus besoin :

Connectez-vous à la plateforme Axya.
Allez dans l’onglet Commandes.
Recherchez la commande à l’aide de la barre de recherche.
Une fois sur la page de la commande, cliquez sur les trois petits points en haut à droite.
Sélectionnez « Annuler la commande (Cancel Order) ».
Ensuite, vous pouvez supprimer cette commande dans Epicor.

Annuler une commande envoyée au mauvais fournisseur

Si vous avez envoyé la commande au mauvais fournisseur :

Annulez la commande en suivant les étapes précédentes.
Envoyez un courriel à customerservice@axya.co pour demander la suppression de la transaction dans Axya.
Une fois la transaction supprimée, vous pourrez :
- Modifier le bon de commande (PO) dans Epicor.
- Le renvoyer via Axya au bon fournisseur.

⚠️ Important :
Si la transaction n’est pas supprimée dans Axya, vous ne pourrez pas renvoyer la commande au bon fournisseur, car elle existe encore dans la base de données. Il est donc essentiel de faire l’étape 2.

Besoin d’aide ?

Si vous avez d’autres questions ou problèmes, contactez notre équipe à :
📧 customerservice@axya.co

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Envoi avec pièces jointes (brouillon)

Révision d’un bon de commande confirmé

Synchronisation Epicor – Axya

Révision et mise à jour dans Epicor

Modifications automatiques dans Epicor :

Procédure d’annulation d’une commande dans Axya

Annuler une commande qui n’est plus requise

Si vous devez annuler une commande parce que vous n’en avez plus besoin :

Connectez-vous à la plateforme Axya.

Allez dans l’onglet Commandes.

Recherchez la commande à l’aide de la barre de recherche.

Une fois sur la page de la commande, cliquez sur les trois petits points en haut à droite.

Sélectionnez « Annuler la commande (Cancel Order) ».

Ensuite, vous pouvez supprimer cette commande dans Epicor.

Annuler une commande envoyée au mauvais fournisseur

Si vous avez envoyé la commande au mauvais fournisseur :

Annulez la commande en suivant les étapes précédentes.

Envoyez un courriel à customerservice@axya.co pour demander la suppression de la transaction dans Axya.

Une fois la transaction supprimée, vous pourrez :

Modifier le bon de commande (PO) dans Epicor.

Le renvoyer via Axya au bon fournisseur.

⚠️ Important :Si la transaction n’est pas supprimée dans Axya, vous ne pourrez pas renvoyer la commande au bon fournisseur, car elle existe encore dans la base de données. Il est donc essentiel de faire l’étape 2.

Besoin d’aide ?

⚠️ Important :
Si la transaction n’est pas supprimée dans Axya, vous ne pourrez pas renvoyer la commande au bon fournisseur, car elle existe encore dans la base de données. Il est donc essentiel de faire l’étape 2.