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Exporter les données d’un appel d’offres pour soutenir votre demande d'achat (DA) dans votre ERP

Cet article explique comment exporter toutes les données liées à une demande de prix (RFQ) dans Axya afin de soutenir une réquisition d’achat (ou DA) complète dans votre ERP, incluant les soumissions des fournisseurs, les communications et la documentation justificative.

 

1. Exporter les données après avoir sélectionné un fournisseur retenu

Une fois qu’une décision est prise dans Axya et qu’un fournisseur retenu est sélectionné, il est possible d’exporter toutes les données nécessaires pour soutenir votre réquisition d’achat dans votre ERP (SAP ou autre).
Dans l’exemple de la vidéo, le fournisseur retenu est Arina Test.

2. Accéder aux options d’exportation

Pour exporter les informations :

  1. Ouvrez la demande de prix.

  2. Cliquez sur les trois petits points dans la section Informations générales.

  3. Sélectionnez Extraire toutes les informations.

Cela génère automatiquement un PDF récapitulatif complet de la demande.

3. Contenu du PDF récapitulatif

Le document PDF regroupe toutes les informations essentielles :

a. Informations générales

  • Créateur de la demande

  • Date de création

  • Fournisseurs invités

  • Statut de la demande

b. Détails de la demande de prix

  • Items demandés (nom, quantité, etc.)

  • Informations transmises aux fournisseurs

c. Données du fournisseur retenu

  • Nom du fournisseur sélectionné

  • Point de contact

  • Détails de la soumission (ex. prix de 10 000 $, délai proposé, commentaires)

  • Communications échangées (également visibles dans l’onglet Accès)

d. Soumissions des autres fournisseurs

  • Prix totaux (tels qu’affichés dans l’onglet Soumissions)

  • Statuts de participation

  • Résumé global des offres

4. Exportation des fichiers fournis par les fournisseurs

Certains fournisseurs ajoutent des fichiers PDF ou annexes pour justifier leurs soumissions.
Dans ce cas :

  • Cliquez sur Télécharger tous les fichiers.

  • Axya génère un fichier ZIP contenant toutes les annexes.

En suivant ce processus, vous obtiendrez donc :

  1. Le PDF sommaire du processus d’appel d’offres

  2. Un ZIP regroupant toutes les annexes transmises par ceux-ci

5. Utilisation des exports pour votre ERP

L’ensemble des fichiers exportés peut être téléversé dans votre ERP dans votre module de réquisition d’achat afin de soutenir le processus.
Cela permet au département des achats de :

  • Vérifier la conformité du processus d’appel d’offres qui a été effectué

  • Accéder à toutes les données et justifications

  • Préparer et émettre le bon de commande en toute confiance sans devoir vous relancer pour un manque d'information

Pour toute question supplémentaire, veuillez nous contacter à : customerservice@axya.co