1. Annuler complètement un appel d’offre
Lorsque vous souhaitez fermer un appel d’offre sans attribuer d’items :
Étapes
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Ouvrir l’appel d’offre.
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Cliquer sur les trois points dans l’interface.
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Sélectionner Annuler la demande.
Effet
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Annule toutes les pièces contenues dans l’appel d’offre.
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L’appel d’offre est fermé et indiqué comme annulé.
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Les fournisseurs qui ont soumissionnés sont notifiés de l'annulation.
2. Modifier la date de fin pour prolonger la période de soumission
Si vous avez besoin d’accorder plus de temps aux fournisseurs :
Étapes
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Accéder au menu de l’appel d’offre.
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Cliquer sur Modifier la date de fin.
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Ajuster la date selon vos besoins.
Effet
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Permet de prolonger l’appel d’offre avant l’analyse finale. Cela notifie les fournisseurs qui ont un "intention de soumissionner" ou une soumission déposée au moment de l'extension.
3. Analyser les soumissions et octroyer les items
Lorsque les soumissions sont reçues, vous disposez de plusieurs outils pour analyser les prix, commentaires et pièces jointes.
Options disponibles
3.1 Analyse directe depuis l’onglet des soumissions
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Visualisez les détails des soumissions (prix unitaire, commentaires, pièces jointes).
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Utilisez le bouton Choisir ce fournisseur pour :
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Attribuer tous les items à un fournisseur.
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Notifier automatiquement les fournisseurs qui ont déposés une soumission, annonçant la fermeture.
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3.2 Comparaison côte à côte (outil de comparaison des soumissions)
Permet une analyse plus détaillée, ligne par ligne.
Fonctionnalités clés :
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Afficher les colonnes souhaitées (nom, quantité, prix unitaire, etc.).
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Convertir les prix dans une autre devise (ex. USD).
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Utiliser les sélections intelligentes (ex. prix le plus bas surligné).
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Séparer les lignes par fournisseurs selon votre stratégie d’octroi.
Exemple :
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Ligne 1 ↦ Fournisseur A
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Ligne 2 et 3 ↦ Fournisseur B
Le système propose un récapitulatif avant la fermeture.
3.3 Octroi manuel ligne par ligne (onglet Soumissions)
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Vous pouvez choisir plusieurs fournisseurs.
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Attribuer chaque item manuellement.
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Laisser un item non attribué (l’appel d’offre se ferme mais la ligne reste sans fournisseur).
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Laisser un item ouvert (l’appel d’offre reste actif uniquement pour cette ligne).
Toutes ces méthodes mènent au même résultat : la fermeture de l’appel d’offre avec attribution des lignes selon vos choix.
4. Résumé des différentes façons de fermer un appel d’offre
| Méthode | Description |
|---|---|
| Annuler la demande | Ferme l’appel d’offre et annule toutes les lignes. Cela notifie les fournisseurs ayants déposé une soumission ou ceux avec une "intention de soumissionner" |
| Modifier la date de fin | Prolonge la période de soumission. Cela notifie les fournisseurs ayants déposé une soumission ou ceux avec une "intention de soumissionner" |
| Octroyer toutes les lignes à un fournisseur | Ferme l’appel d’offre et attribue 100 % des items. Cela notifie les fournisseurs ayants déposé une soumission (notification pour le gagnant, notification pour les perdants) |
| Séparer les items entre plusieurs fournisseurs | Disponible dans les onglets Soumissions ou Comparaison. Notification selon l'octroie ou l'annulation. |
| Laisser une ligne ouverte |
Ferme l’appel d’offre pour certains items, mais laisser des lignes ouvertes pour poursuivre l'analyse plus tard. |
Conclusion
Axya vous offre plusieurs options flexibles pour fermer un appel d’offre selon vos besoins : annulation, prolongation, octroi complet ou attribution ligne par ligne. Toutes ces méthodes permettent de déplacer l’appel d’offre dans vos archives, de notifier les fournisseurs concernés et de poursuivre avec les exports ou la création de commandes.
Si vous avez d’autres questions, veuillez nous contacter à : customerservice@axya.co