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Résumé Quotidien des RFQ

La fonctionnalité Résumé Quotidien des RFQ permet aux acheteurs et aux fournisseurs de rester alignés sur toutes les demandes de soumission ouvertes. Elle envoie automatiquement un résumé des actions requises, aide les fournisseurs à répondre plus rapidement et réduit les suivis manuels pour les acheteurs.

 

1. Activation et configuration du Résumé Quotidien (côté acheteur)

L’acheteur peut activer et ajuster les rappels du résumé quotidien depuis son compte Axya.

1.1 Accéder aux paramètres de rappels

  1. Connectez-vous à votre compte acheteur Axya.

  2. Accédez à l’onglet Demandes (Requests).

  3. Cliquez sur Paramètres de rappel (Reminder Settings).

1.2 Types de notifications

Deux types de notifications sont visibles et activées par défaut :

  • Premier rappel — Intention requise

    • Par défaut : 1 jour ouvrable après la création du RFQ.

    • Objectif : Demander aux fournisseurs d’indiquer leur intention (soumission ou refus).

  • Deuxième rappel — Soumission de la soumission (quote)

    • Envoyé uniquement si le fournisseur a déjà confirmé son intention.

    • Objectif : Rappeler de téléverser la soumission avant la date limite.

Recommandation :
Conserver les deux rappels activés lors de la première utilisation.

 

1.3 Ajustement du délai du premier rappel

L’acheteur peut modifier le délai (ex. 2, 3 ou 5 jours ouvrables) selon :

  • La rapidité habituelle des fournisseurs

  • La complexité des demandes

  • Les processus internes

1.4 Exclure un fournisseur des rappels

Il est possible de personnaliser les rappels par fournisseur :

  1. Ouvrir le profil du fournisseur.

  2. Ajuster ou désactiver les rappels.

  3. Enregistrer et fermer.

Fonction utile si un fournisseur n’a pas besoin de rappels ou préfère un autre mode de communication.

2. Expérience fournisseur : fonctionnement du résumé quotidien

Les fournisseurs reçoivent chaque jour un courriel résumant leurs RFQ en attente.
Le résumé est divisé en deux sections principales.

2.1 Section 1 — RFQ en attente d’une intention

Cette section affiche :

  • Les RFQ sans intention de la part du fournisseur

  • Les RFQ atteignant le délai de rappel configuré par l’acheteur

Pour chaque RFQ, le fournisseur peut sélectionner :

  • Intention de soumissionner (Intent to Quote) → Il prévoit travailler sur le RFQ.

  • Aucune soumission (No Quote) → Il refuse et ne recevra plus de rappels pour ce RFQ.

Chaque bouton mène directement à la page du RFQ.

2.2 Section 2 — RFQ en cours

Une fois l’intention confirmée, le RFQ passe dans cette section.
Elle affiche les RFQ pour lesquels :

  • Le fournisseur a confirmé son intention

  • La soumission n’a pas encore été téléversée

  • La date de clôture n’est pas passée

Le RFQ reste dans cette liste jusqu’à ce que l’une des actions suivantes survienne :

  1. L’acheteur ferme le RFQ.

  2. Le fournisseur téléverse sa soumission.

  3. Le fournisseur sélectionne Aucune soumission.

Après cela, le RFQ disparaît automatiquement du résumé quotidien.

3. Avantages

Le Résumé Quotidien des RFQ permet :

  • Aux fournisseurs de rester organisés et de ne manquer aucune action.

  • Aux acheteurs de réduire les suivis manuels et d’augmenter le taux de réponse.

  • À toutes les parties de rester synchronisées tout au long du cycle RFQ.

Support

Pour toute question, contactez customerservice@axya.co